アメリカ　国際法律事務所

バーチャル事務サポートを利用して、業務効率改善

結果の概要

40%削減　年間コスト

サービスレベルの大幅な向上

6:1 弁護士：秘書の比率で　ドキュメント処理サポートチームの利用

ご依頼の経緯

世界中の25カ所以上のオフィスで業務を展開するアメリカ　国際法律事務所は、チームワークとイノベーションの文化を持つ企業で、事務と秘書業務の生産性と効率性向上を目指していました。ウィリアムズ・リーとの提携を通じ、サポートチームを変革しつつ、士気の向上、売上高の増加、コスト削減を実現しました。

クライアントの課題

クライアントは、秘書の人員削減を行ったことで、事務・秘書サポート機能の生産性と効率性に悩んでいました。締め切りに間に合わないことが弁護士をイライラさせ、顧客との関係を悪くし、管理部門チームの士気は低下していました。仕事の質に一貫性がなく、非効率的なプロセスが残業代や派遣スタッフのコストを押し上げていました。同社はウィリアムズ・リーに、これらサポート機能を合理化し、効率性、サービス品質、拡張性の向上を依頼しました。

ウィリアムズ・リーのソリューション

ウィリアムズ・リーは、管理部門の作業負担を軽減するために、同社専用のサポートモデルを開発しました。ウィリアムズ・リーの集中事務サポートセンターに専任のスタッフを配置し、時間のかかる反復作業を担当することで、管理部門はより戦略的な活動に専念できるようになり、派遣スタッフや残業の必要性も解消されました。

新しいチーム構成とプロセスにより、弁護士と秘書の比率は、初年度は3：1から5：1、2年目には6：1へと向上しました。この結果、年間40％のコスト削減を実現しました。何よりも重要なことは、事務作業をサポートチームに委ねることで、スタッフの士気と疲弊度が大幅に改善されたことです。